Derzeit werden 62 zum Teil große Wohn- und Gewerbeanlagen mit über 1000 Einheiten von uns verwaltet und persönlich betreut. Die Gesellschafter Klaus Barth und Jörg Habisreitinger verfügen dabei über beste Kenntnisse in allen technischen und kaufmännischen Bereichen der Verwaltungsarbeit und bilden sich regelmäßig im aktuellen WEG-Recht fort. Besonderen Wert legen wir auf eine gute Erreichbarkeit, zeitnahe Abrechnungen von Betriebskosten und eine enge Zusammenarbeit mit der Gemeinschaft.
Das Verwaltungsentgelt beträgt je Wohnungs- und Gewerbeeigentum 220,00 EUR zzgl. MwSt. im Jahr. Bei Wohnanlagen mit weniger als 11 Einheiten beträgt das Verwaltungsentgelt je Einheit 240,00 EUR zzgl. MwSt. im Jahr. Garagen- und Stellplätze werden, sofern sie einzeln separat abgerechnet werden, je Einheit mit 30,00 EUR zzgl. MwSt. berechnet. Kleinere Eigentümergemeinschaften mit weniger als sechs Wohneinheiten erhalten ein individuelles Angebot.

 

Unsere Leistungen Im Einzelnen:

 

A) Grundleistungen

 

Zu den Grundleistungen der Verwaltung gehören insbesondere die in §§ 24, 27 Abs. 1, 2, 3 und 5, 28 Abs. 1 und 3 WEG aufgeführten gesetzlichen Aufgaben. Die Grundleistungen sichern der Gemeinschaft eine sachgerechte Verwaltung der gemeinschaftlichen Belange.

1 Wirtschaftsplan

Die Verwalterin erstellt einen Wirtschaftsplan je Wirtschaftsjahr einschl. Ausweis der Verteilung je Kosten/Einnahmeart in Form von Gesamt- und Einzelwirtschaftsplänen gem. § 28 WEG je Sonder-/Teileigentum. Das Wirtschaftsjahr ist das Kalenderjahr, sofern für die Gemeinschaft nichts anderes geregelt ist.

Die Höhe der Hausgelder wird alljährlich von der Verwalterin in Form eines Wirtschaftsplans vorgeschlagen. Dieser Wirtschaftsplan ist der Eigentümerversammlung zur Genehmigung durch Beschluss vorzulegen.

2 Jahresabrechnung



  • Jahresabrechnung

Die Verwalterin erstellt eine jährliche Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Abrechnungszeitraum als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder-/Teileigentum und eventuellen Sondernutzungsrechten auf Basis der in der Gemeinschaftsordnung oder sonstigen, durch Vereinbarung/Beschlussfassung der Wohnungseigentümer bestimmten Verteilerschlüssel. Bei einem Eigentümerwechsel wird in Zusammenhang mit der Jahresabrechnung eine zeitanteilige Abrechnung erstellt.

 

  • Zinsen

Die Jahresabrechnung weist neben den Zinseinnahmen die von dem Kreditinstitut an den Fiskus abgeführte Kapitalertragsteuer und sonstigen Abgaben aus sowie die hiervon auf die Einheiten entfallenden Anteile.

 

  • Haushaltsnahe Dienstleistungen

Die Jahresabrechnung weist die Ausgaben der Gemeinschaft für haushaltsnahe Dienstleistungen gem. § 35a EStG aus sowie die hiervon auf die Einheiten entfallenden Anteile. Die Entnahmen aus der Rücklage werden ebenso in Material- und Lohnkosten aufgeteilt.

 

  • Instandhaltungsrücklage

Die Jahresabrechnung weist die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage getrennt von der Hausgeldabrechnung unter Trennung von tatsächlich geleisteten und geschuldeten Zahlungen aus.

 

  • Untergemeinschaften

In der Teilungserklärung festgelegte Untergemeinschaften werden bei der Abrechnung und Rücklagenentwicklung getrennt berücksichtigt.

 

  • Heizkosten

Die Heizkosten werden an den Abrechnungsdienst gemeldet und nach Rückerhalt verteilt und verbucht. Die Abrechnung des Heizkostendienstes wird in die Betriebskostenabrechnung aufgenommen und beigelegt.

 

  • Mieterabrechnung

Die Jahresabrechnung wird in umlagefähige und nichtumlagefähige Kosten als Abrechnungshilfe für die Mieterabrechnung aufgeteilt.

 

  • Einsicht in Unterlagen der Abrechnung

Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme während der Bürozeiten – nach vorheriger Terminvereinbarung – im Büro der Verwaltung zur Verfügung. Diese Regelung ersetzt das Auslegen der Belege in der Eigentümerversammlung. Die Anfertigung von Kopien für einzelne Eigentümer kann die Verwalterin von der Zahlung der hierdurch entstehenden Kosten gemäß § 4 des Verwaltervertrags abhängig machen.

 

3 Eigentümerversammlung und Niederschrift

 

  • Eigentümerversammlung

Die Durchführung der ordentlichen Eigentümerversammlung erfolgt bis zum Ende des II. Quartals nach Abschluss des Wirtschaftsjahrs, sofern rechtzeitig alle Abrechnungsdaten und -unterlagen zur Verfügung stehen. Eigentümerversammlungen werden auch außerhalb der Büroöffnungszeiten durchgeführt.

 

  • Vorsitz und Niederschrift

Sofern die Versammlung nichts anderes beschließt, führt der Verwalter den Vorsitz in der Eigentümerversammlung und sorgt für eine ordnungsmäßige Niederschrift der Beschlüsse. Jeder Eigentümer erhält kostenfrei eine Kopie der Niederschrift zugesandt.

 

  • Beschluss-Sammlung

Die Verwalterin führt die Beschluss-Sammlung gem. § 24 Abs. 7 WEG. Die Beschluss-Sammlung ist zusätzlich im Internet mittels Kennwort für jeden Eigentümer einsehbar.

 

4 Hausordnung

 

Die Verwalterin sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus-/Nutzungsordnungen. Schriftlich gemeldete Verstöße gegen die Haus-/Nutzungsordnungen mahnt die Verwalterin bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer mündlich oder schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab. Die nächste Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb. Ein gerichtliches Vorgehen bedarf jedoch grundsätzlich einer Genehmigung der Eigentümerversammlung durch Beschluss.

 

5 Überwachen der Verträge der Gemeinschaft

 

Die Verwalterin betreut und überwacht die Leistungen der Vertragspartner der Gemeinschaft und schließt insbesondere nach Maßgabe der Beschlüsse, der Gemeinschaftsordnung und der Gesetze die notwendigen Versicherungen für die Gemeinschaft ab und überprüft die Versicherungssumme, um Unterdeckungen auszuschließen.

 

6 Geldverwaltung

 

Die Verwalterin legt die gemeinschaftlichen Gelder auf Giro- und Anlagekonten bei einer deutschen Bank oder Sparkasse nach ihrer Wahl getrennt von ihrem eigenen Vermögen und dem anderer Gemeinschaften an. Sie führt die Konten unter dem Namen der Gemeinschaft. Sie verwaltet die Gelder nach den Grundsätzen eines ordentlichen Kaufmanns.

 

7 Rechnungskontrolle und –anweisung

 

Die Verwalterin führt die rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen, Hauswart- und Bargeldkassen durch.

 

8 Buchführung

 

Die Verwalterin richtet eine übersichtliche, kaufmännisch ordnungsgemäß geführte Buchhaltung im Vertragszeitraum, getrennt von derjenigen für andere Gemeinschaften ein. Diese beinhaltet insbesondere:

 

  • das Führen und Abrechnen von
    • Hausgeldkonten je Sonder-/Teileigentum;
    • Einnahmekonten für Erträge;
    • Ausgabekonten je Kostenart (ohne Ausweis der Mehrwertsteuer);
    • Rücklagekonten einschließlich Anlage der Mittel;
    • Konten für Mitarbeiter der Gemeinschaft (ohne Steuerberatungsleistung);
    • Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge;
  • das Buchen der Bankbewegungen für die Hausgeldzahlungen und Abrechnungsergebnisse;
  • das Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung

 

9 Lohn- und Gehaltsabrechnungen

 

  • Die Verwalterin erstellt Lohn- und Lohnnebenkostenabrechnungen für haupt-/nebenberufliche Mitarbeiter der Gemeinschaft ohne Einschaltung eines Steuerberaters.
  • Beiträge zur Sozialversicherung und die Lohnsteuer werden gemeldet und abgeführt.
  • Die Meldung erfolgt an die Berufsgenossenschaft und die Beiträge werden abgeführt.
  • Die Prüfung des Sozialversicherungsträgers erfolgt in den Räumen der Verwalterin oder als Vorlageprüfung.

 

10 Technische Kontrollen am Gemeinschaftseigentum

 

  • Anwesenheit vor Ort

Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, nimmt die Verwalterin eine technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch jährliche Begehung der Wohnanlage neben Zwischenprüfungen und Ortsterminen vor.

 

  • Sonderfachleute

Soweit notwendig, zieht sie Sonderfachleute auf Kosten der Gemeinschaft bei (z. B. bei Meldungen von Mängeln in einzelnen Wohnungen zur Abklärung, inwieweit das Gemeinschaftseigentum hierfür kausal verantwortlich ist).

 

  • Ablesungen/Kontrollablesungen

Die Verwalterin führt jährliche Ablesungen von Haupt- und Unterzählern sowie Kontrollablesungen von Hauptzählern zur Überprüfung der Abrechnungen der Energieversorger durch.

 

11 Abwicklung von Schadensfällen

 

  • Empfehlung

Die Verwalterin trifft Empfehlungen bei der Auswahl technischer Lösungen und wirkt bei den Preisverhandlungen und der Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum mit.

 

  • Klärung

Sie klärt Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum.

 

  • Versicherung

Sie klärt Zuständigkeiten bei Versicherungen und erstellt die Schadensmeldung. Die Schadensbeseitigung wird veranlasst und die Abrechnung wird mit der Versicherung durchgeführt. Eigene entstehende Aufwendungen werden nur berechnet, sofern sie von der Versicherung erstattet werden.

 

  • Sofortmaßnahmen

Sie veranlasst Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch, Brand- oder Sturmschäden.

 

  • Schadensminderung

Sie gibt Empfehlungen an die Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und -beseitigung.

 

12 Instandhaltung und Instandsetzung

 

  • Ausschreibung

Beschlossene routinemäßige Instandhaltungsmaßnahmen werden von der Verwalterin selbst ausgeschrieben und ausgewertet. Die Vergabe und Überwachung der Arbeiten sowie deren Abnahme und Rechnungsprüfung werden ebenso durchgeführt.

 

  • Instandhaltung und Instandsetzung in dringenden Fällen

Die Verwalterin leitet die im Rahmen ordnungsgemäßer Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums erforderlichen Maßnahmen ein, holt ggf. mehrere Kostenvoranschläge ein und stimmt den Umfang der Maßnahmen mit dem Beirat ab. Sie vergibt in dringenden Fällen gemäß § 27 Abs.1 Ziffer 3 WEG Aufträge im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft, überwacht die Arbeiten und nimmt diese ab.

 

  • Instandhaltungsmaßnahmen aufgrund Beschlussfassung

Bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen, welche nicht unter die vorgenannte Regelung fallen, vergibt die Verwalterin die Aufträge entsprechend den von der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüssen. Die Verwalterin kann im Rahmen der Beschlussdurchführung in Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat sachkundige Personen (Architekten bzw. Ingenieure) hinzuziehen, soweit dies für die Bewertung und Überwachung größerer Instandsetzungsarbeiten erforderlich ist. Entstehende Kosten gehen zulasten der Gemeinschaft.

 

  • Terminüberwachung

Bei Angeboten, Aufträgen und Ausführungen sowie Schlussrechnungen werden gesetzte Termine überwacht. Bei Nichteinhaltung erfolgt eine Abmahnung des Leistungsrückständigen.

 

13 Sicherheitseinrichtungen

 

Die Verwalterin veranlasst die Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und Prüfbehörden (z.B. TÜV), z.B. für

 

  • die Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswerte, Druck- und Heizölbehälter)
  • die Aufzüge (Haupt- und Zwischenprüfungen sowie Notrufeinrichtungen)
  • die Blitzschutzanlagen (Prüfungen und Reparaturen)
  • die Brandschutzeinrichtungen einschließlich Feuerwehrzufahrten und Fluchtwegen, Funktions- und Druckprüfungen von Feuerlöschern, Löschwassersteigleitungen, Brandschutztüren, Rauchabzugsklappen in den Treppenhäusern etc.
  • die Lüftungsanlagen (z.B. in Tiefgaragen, Läden oder Kellerräumen)
  • die Notbeleuchtungen im Haus und in der Tiefgarage
  • die kraftbetätigten Garagentore

 

Die Verwalterin koordiniert die Prüftermine und prüft die Abrechnungen mit den Beteiligten.

 



14 Allgemeine Leistungen

 

  • Telefon/Schriftverkehr

Die Verwalterin führt den Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten, für gemeinschaftliche Belange, soweit dieser im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlasst wurde.

 

  • Beratung

Die Eigentümergemeinschaft und der Verwaltungsbeirat erhalten zur Lösung der gemeinschaftlichen Belange eine ganzjährige Beratung der Verwalterin während der Bürozeiten.

 

  • Aushang

Eine Liste von dienstlichen und privaten Telefonnummern der Verwalterin und wichtiger Handwerksbetriebe wird im Treppenhaus aufgehängt. Die Verwalterin kann auch außerhalb der Bürozeiten angerufen werden.

 

  • Energieausweis

Die Verwalterin beantragt den Energieausweis Der Energieausweis wird jedem Eigentümer auf Verlangen kostenfrei zugeschickt und ist zusätzlich im Internet mittels Kennwort für jeden Eigentümer einsehbar.

 

  • Behörden

Die Verwalterin kümmert sich um die Erfüllung behördlicher Auflagen und verhandelt bei gemeinschaftlichen Anliegen mit den Behörden.

 

  • Schlüsselverwaltung

Die Verwalterin verwaltet den Schließplan mit Sicherungskarte und veranlasst die Ausgabe und Abrechnung von Schlüsseln und Schließzylindern.